Plan de Continuidad de Negocios ¿Necesario?

La Continuidad del Negocio, es definida, según el estándar internacional para la Continuidad del Negocio ISO 22301, como “la capacidad de una organización de continuar la prestación de productos o servicios en los niveles predefinidos aceptables tras incidentes de interrupción de la actividad”, es decir, la capacidad que tiene una empresa para sobrevivir a un desastre sin dejarse afectar negativamente. Como, por ejemplo: desastres naturales, virus informáticos, enfermedades que afecten masivamente a los empleados u otras circunstancias que pongan en peligro la continuidad o funcionamiento de la organización.

Es preciso, estar atentos para garantizar la Continuidad del Negocio, sobre todo en este tiempo de avances tecnológicos.  Cada vez son más las empresas dependientes de las tecnologías de Información (ordenadores, servidores, teléfonos inteligentes, tabletas, IoT) que son vulnerables a verse afectados por muchos fallos, virus y eventos que pueden llevar a una pérdida total o parcial de la información.

Por ello, es necesario que la tecnología vaya de la mano con estrategias para estar preparados ante estos desastres.  Si bien es cierto, que existen metodologías para recuperar datos y protegerlos, es importante ejercer acciones que prepare a la empresa para actuar en caso de que algunos daños sean irreversibles.

Precisamente, a este Plan se conoce como Plan de Continuidad de Negocio, que no es más que las acciones de contingencia programadas con el único fin de mantener a la empresa en funciones.  Este debe incluir las medidas preventivas y las medidas de recuperación para el momento de la emergencia que pueda afectar el negocio.

Este Plan de Continuidad del Negocio es recomendable para cualquier tipo de empresa, no importa su tamaño y el tipo de negocio. No obstante, es más común en grandes empresas que cuenten con más recursos y que obviamente por su complejidad necesitan mayor control de riesgos.

La adaptabilidad del Plan de Contingencia de Negocios, a cada organización de acuerdo a su naturaleza y tamaño, los hace distintos unos de otros.  Aunque todo Plan debe basarse en tres principios básicos que garanticen la continuidad de la empresa ante un desastre:

• Brindar protección a los trabajadores y sus familias.
• Mantenerse en el Mercado
• Estar prestos a seguir las orientaciones y recomendaciones de las autoridades.

El Plan debe detallar cómo debe actuar cada empleado ante cada desastre cualquiera sea su naturaleza, cómo se mantendrá la comunicación entre ellos.  Para elaborar el Plan debe tomarse en cuenta los siguientes aspectos:

• Ser flexible como para adaptarse a cualquier riesgo que pueda ocurrir en la organización, para ello se deben identificar las posibles situaciones de riesgos, internos y externos que afecten la Continuidad del Negocio, destacando las posibles consecuencias que se generarán de cada situación.
• Dar respuesta en cada situación, el Plan debe detallar como responderá la organización con acciones puntuales, recursos y responsables de llevarlas a cabo.
• “Mantener actualizados los contactos: datos de clientes, empleados, proveedores, inversionistas. Es recomendable que esta base de datos sea resguardada en un lugar externo y para ello es importante contar con un servicio de custodia de copias de seguridad.
• Identificar los empleados claves que puedan dar continuidad al negocio, capacitados para el Plan de Emergencia.
• Estructurar el organigrama para la toma de decisiones en caso de desastres.

Pasos para Crear un Plan de Continuidad de Negocio

Como todo Plan, se siguen una serie de pasos sistemáticos que a continuación detallaremos:

1. Documentación del Personal, en cuanto al Plan, organigrama y funciones.
2. Documentación de los Contactos Externos: clientes, proveedores, inversionistas que son claves para la Continuidad del Negocio.
3. Tener a punto los equipos tecnológicos como las redes que se mantengan activos para la continuidad.
4. Determinar y tener un lugar especial para documentos con información imprescindible para la empresa como, por ejemplo: documentos legales y bancarios.
5. Ubicar equipos de trabajo contingente, en caso de que los de uso normal colapsan en una situación de crisis (herramientas, dispositivos).
6. Ubicar otras redes alternativas, en caso de que el desastre afecte directamente a la infraestructura de la empresa, para dar cumplimiento a la continuidad se debe contar con otra sede que garantice seguir funcionando.
7. Redactar un Guión de Actuación, es decir, una lista detallada de las acciones a realizar en situaciones de riesgo, que indique claramente qué hacer, cómo hacerlo, con cuales recursos se cuenta y quién es el responsable de ejecutar dicha acción. Este manual de procedimientos debe ser de conocimiento de todos, no sólo de su existencia sino analizado y comprendido por cada empleado.
8. Recolectar a través de un formato toda la información requerida para ser ubicada en un solo sitio, también puede usarse un canal de recolección (intranet, correo electrónico, entre otros)
9. La gerencia o dirección de la Empresa debe notificar el momento en el cual el Plan es puesto en marcha.
10. Una vez elaborado el Plan, a través de simulacros debe ser probado, ejecutando cada acción para buscar soluciones sino en caso de que no funciones o no son viables. Cada reforma debe ser probada, la idea es crear un Plan robusto sin tendencia a fallas.

Consejos para crear un Plan de Continuidad de Negocio

• El personal clave debe tener una copia del Plan de Continuidad de Negocio, puede tenerlo almacenado en la Nube, físico en su casa o en lugar seguro.
• Dentro de la organización el Plan de Continuidad de Negocio debe estar en un sitio accesible y de conocimiento de todos los empleados.
• La carpeta que contiene el Plan, es recomendable, sea de un color resaltante, para distinguirlo del resto de los documentos, si el plan está en formato digital, debe estar en un sitio rápidamente accesible y seguro.
• Utilizar un sistema de comunicación alternativo, ya que, ante un desastre natural, por ejemplo, las comunicaciones telefónicas móviles pueden dejar de funcionar. La Continuidad del Negocio debe asegurarse con la disponibilidad del servicio de comunicaciones.
• Utilizar la red social Twitter, ya que es un medio efectivo y más económico de comunicación, se debe contar con las cuentas del personal estratégico a la mano. Además de que ayuda a reducir el posible impacto negativo de la contingencia.
• Las oficinas son más propensas a ser afectados por incendio, por lo que es un escenario a considerar a priori.
• Las cajas de seguridad deben proteger tanto documento importante, Cd o DVD, discos duros portátiles y deben estar resguardadas en un sitio externo. También es recomendable contar con una empresa experta en custodia de la información o experta en continuidad.
• El Plan sólo debe compartirse en el personal clave, ya que contiene información relevante sobre el funcionamiento del negocio, que caer en manos inapropiadas pueden llevar el negocio al fracaso. Aunque es importante que todos los empleados conozcan las actuaciones básicas claves para seguir funcionando en caso de emergencia.

Beneficios del Plan de Continuidad del Negocio

• Identifica las diversas situaciones de riesgo que pueden afectar la Continuidad del Negocio. Estar conscientes de los riesgos que se pueden correr, mejora en gran medida la capacitación del personal y su capacidad de respuesta.
• Se concreta el tiempo exacto de recuperación del negocio.
• En caso de un accidente se protege los activos de acuerdo a su prioridad, ya que se ha detallado en el Plan.
• Poder mantenerse en el Negocio pese a situaciones de desastres aumenta la competitividad ventajosa de la empresa.
• Permite identificar los puntos vulnerables de la Infraestructura que pueden verse más afectadas ante un desastre y aportar la continuidad. Esto conlleva a mejorarlos para no perder la continuidad.
• Se garantiza la Continuidad del Negocio con un Plan de logística de rápida respuesta.
• Permite corregir lo que está mal.
• En caso de que una situación de riesgo afecte el negocio se reducen pérdidas económicas y gastos por recuperación.
• Identificar los recursos mínimos para garantizar su disponibilidad
• Medir el impacto en las operaciones y finanzas.

El Plan de Continuidad del Negocio asegura la estabilidad de la empresa, en caso de una situación de riesgo que amenace con interrumpir el negocio.  Ante un desastre natural o incidente grave, no puede ponerse con claridad las acciones a tomar en el momento que ocurra, El Plan de Continuidad del Negocio hecho con anticipación, está documentado y probado facilita la recuperación del Negocio.

Es un Plan que considera la prevención para disminuir los riesgos económicos ante una situación de desastre.  Supone un gran trabajo, pero no es complicado si se realiza con todos los actores y de forma consciente es utilizado.

¿Piensas en la Continuidad de tu Negocio y que nada malo le va a pasar? Estas en un error, debes estar preparado a que cualquiera cosa puede pasar… “más vale prevenir que lamentar”

ValoraData es una empresa especializada y profesional en poner en marcha planes de Continuidad de Negocio de activos digitales e información. Un plan debe tener en cuenta todos los aspectos del negocio incluidos los sistemas de recuperación de información y sistemas clave de la empresa.