En la actualidad todas las empresas deben evaluar y tomar las previsiones para que su información se mantenga a salvo, debido a los acontecimientos mundiales que vulneran este aspecto tan importante en el mundo empresarial (terremotos, tsunamis, incendios, actividades volcánicas, inundaciones, ataques cibernéticos, guerras, entre otros). Se debe tomar en cuenta que el Plan de Continuidad de Negocio (BCP) y un Plan de Recuperación de Desastres (DRP) aun cuando son de vital importancia para la Contingencia no son lo mismo. En el presente artículo, profundizaremos en sus definiciones para establecer las diferencias y cómo ambos son fundamentales para la Contingencia.
Los desastres suceden y en la mayoría de los casos causas daños considerables en las empresas, independientemente de su tamaño o tipo de negocio. Pueden sufrir contingencias derivadas de factores climatológicos, daños informáticos o tecnológicos, movimientos sociales, culturales o políticos.
Estas situaciones coinciden en que son procesos críticos del negocio y ligados indiscutiblemente al área tecnológica, es decir, si un proceso clave se detiene prolongadamente, la empresa o su marca puede sufrir consecuencias negativas desde pérdidas financieras, problemas de reputación hasta el cierre definitivo de la misma.
Contar con un Plan de Recuperación de Desastres (DRP) y un Plan de Continuidad de Negocio (BCP), pensado y desarrollado por la misma organización, garantiza la prestación del servicio a la cual sus clientes están acostumbrados, independientemente de las situaciones que se presenten. Estos Planes deben tener las siguientes características:
- Seguro: A través de una correcta planeación, una exhaustiva administración del cambio tecnológico y que de manera constante sea probado, se puede garantizar que el Plan, ya sea de Continuidad de Negocio o Recuperación de Desastres sean infalibles.
- Automatizado: Debe contar con una sede externa con la plataforma tecnológica adecuada y con las respectivas copias de seguridad de la Información clave del negocio, ya que ante un desastre lo primero que sufre es la infraestructura física y tecnológica además de dejar inoperantes a sus empleados.
- Justificable: Las soluciones planteadas en los Planes no son sólo útiles para las Contingencias reduciendo riesgos, sino que fortalecen las operaciones diarias y mejoran los procesos existentes.
Plan de Recuperación de Desastres (DRP)
Un Plan de Recuperación de Desastres (DRP), se refiere a la recuperación de todo lo referente a la tecnología. Representa las actividades que se realizaran en un tiempo especificado en caso de que alguna contingencia, amenace o detenga el funcionamiento de los recursos tecnológicos de la organización, permitiendo recuperar los servicios críticos
En la realización del Plan de Recuperación de Desastres (DRP), se debe partir de la premisa: para desear lo mejor se debe preparar para lo peor, este plan involucra los siguientes factores que deben ser considerados a la hora de elaborar el Plan de Recuperación de Desastres (DRP):
- La Agenda telefónica o árbol telefónico, es decir, la lista de contactos con sus respectivos números telefónicos de los empleados para notificarles al personal clave sobre el problema y delegar funciones orientadas al Plan de Recuperación.
- Reservas de Copias de Seguridad: Pueden ser de manera física, en dispositivos que deben encontrarse fuera del sitio del desastre y si son copias de seguridad remotas se requiere de una conexión de red o Internet. Primordialmente la Información clave del Negocio
- Los clientes, para evitar el pánico e incertidumbre se deben notificar a los clientes del problema.
- Personal calificado y entrenado para desastres, disponer de un sistema de apoyo, donde los empleados conscientes de la situación trabajen por más horas y arduamente.
Plan de Continuidad de Negocio (BCP)
El Plan de Continuidad de Negocio (BCP), son las acciones de contingencia programadas con el único fin de mantener a la empresa en funciones. Están inmersas las medidas preventivas y las medidas de recuperación para el momento de la emergencia que pueda afectar el negocio.
El Plan de Continuidad de Negocio (BCP) detalla las responsabilidades de cada empleado ante cada desastre cualquiera sea su naturaleza, y la manera de mantener la comunicación entre ellos. Para elaborar el Plan debe tomarse en cuenta los siguientes aspectos:
- Flexibilidad, para adaptarse a cualquier riesgo que pueda ocurrir en la organización, para ello se deben identificar las posibles situaciones de riesgos, internos y externos que afecten la Continuidad del Negocio, destacando las posibles consecuencias que se generarán de cada situación.
- Asertividad, para dar respuesta a cada situación, detallando la forma de responder la organización con acciones específicas, recursos y responsables de llevarlas a cabo.
- Listado de contactos actualizados: Resguardar en una base de datos, preferiblemente externa: datos de clientes, empleados, proveedores, inversionistas. Identificar los empleados claves que puedan dar continuidad al negocio, capacitados para el Plan de Emergencia.
- Organización, establecer el organigrama para la toma de decisiones durante el tiempo de la Contingencia
Diferencia entre DRP y BCP
Cuando se piensa en la posibilidad de un desastre o tener alguna contingencia, las empresas suelen confundir el Plan de Continuidad de Negocio (BCP) y el Plan de Recuperación de Desastres (DRP) o en el mejor de los casos, utilizan los términos de manera ambigua, como si fueran lo mismo.
Lo cierto es que existen diferencias fundamentales entre estos dos Planes, pero la principal es su alcance, ya que el Plan de Continuidad de Negocio (BCP) son las acciones que garantizan que las operaciones continúen a pesar de una contingencia, recuperando los procesos críticos para ello; mientras que el Plan de Recuperación de Desastres (DRP) se encarga sólo de la recuperación y restablecimiento de los procesos e infraestructura IT, que sirven de soporte para estos procesos críticos. Es decir, que el DRP, se encuentra contemplado dentro del BCP. Sin embargo, ambos son indispensables y contribuyen con los sistemas esenciales para el funcionamiento del negocio cuando sea requerido.
Por lo tanto, las organizaciones deben considerar la propensión a riesgos, como base para desarrollar sus Planes ante Contingencia, tanto el Plan de Recuperación de Desastres (DRP) encargado de reestablecer la plataforma IT y el Plan de Continuidad de Negocio (BCP) encargada de continuar los procesos críticos indispensable para no detener el negocio a pesar de un desastre. Esto, para no desperdiciar recursos, tiempo y esfuerzo.
Asimismo, deben tener en cuenta con cuales recursos se cuenta, cuáles son los servicios y procesos indispensables para restablecer en el menor tiempo posible ante una emergencia, por supuesto amenazas y nuevos riesgos que pueden darse mientras se lleva el proceso de recuperación.
Tomar medidas para la Contingencia, es de vital importancia para toda organización tanto para garantizar la estabilidad de la misma internamente como para su conexión con los clientes. Manteniendo la satisfacción del mismo y su competitividad en el mercado a pesar de la Contingencia. El Plan de Continuidad de Negocio (BCP) que incluye el Plan de Recuperación de Desastres (DRP) son claves para la Contingencia.
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