Automatizar procesos para la mejora de la gestión documental

La situación socioeconómica actual exige una serie de reestructuraciones en las empresas, sobre todo en los despachos en los que se maneja información sensible. Esta gestión, cuya responsabilidad ha caído en los departamentos de servicio al cliente, conlleva una serie de riesgos, la mayoría producidas por falta de organización, incorrecto uso de la tecnología o incluso el volumen de documentos que dificulta la tarea.

En este sentido, y debido la indispensable función estratégica de estas áreas, empieza a ser primordial que se elimine la gestión manual y que se asuma un control de la información mediante la transparencia en los flujos de trabajo. Esto último se consigue mediante la automatización de las tareas, aunque, según un estudio de Esker en España y Francia, recogido en la revista Computer World, solo el 34 % de las empresas participantes tiene el 50 % de sus operaciones automatizadas. Las razones de esta baja penetración se deben a los presupuestos y desconocimiento de la técnica.

Sin continuamos analizando el porqué de esta necesidad, los tres principales canales a la hora de registrar pedidos, por ejemplo, el mail, teléfono y fax, presentan pedidos de diferente grado de prioridad y, en muchas ocasiones, se requiere de un contacto directo con el cliente para especificar más detalles. Esto significa un trabajo manual en el cual se desconoce cuál es realmente el volumen de pedidos a atender, lo que retrasa el flujo económico de la empresa.

En lo que se refiere a buscar una solución ante esto problemas, solo el 30 % se ha planteado la inversión en software para así automatizar pedidos, reducir o incluso suprimir papel y reducir los tiempos de registro de pedidos.